Qué es e-verify y cómo afecta el trabajo de inmigrantes

El programa  e-verify es una herramienta gratuita en Internet del Gobierno federal que permite a empresas y empleadores individuales verificar, en el momento de una nueva contratacià ³n, si la persona que pretenden  emplear està ¡ autorizada para trabajar legalmente en Estados Unidos. E-verify utiliza la informacià ³n sobre el potencial empleado que cada empresa registra  en la planilla que se conoce como I-9 y que el empleador introduce en el programa para compararla con informacià ³n de las bases de datos del Departamento de Seguridad Interna (DHS, por sus siglas en inglà ©s) y de la Administracià ³n de la Seguridad Social. En apenas unos segundos se obtiene la respuesta confirmando que el potencial trabajador està ¡ autorizado o, por el contrario, que no lo està ¡. La respuesta negativa se seà ±ala con una nota conocida como no confirmacià ³n tentativa (TNC, por sus siglas en inglà ©s) y que equivale a una no autorizacià ³n. En este artà ­culo se informa sobre el funcionamiento de este programa, quà © empresas està ¡n obligadas a utilizarlo, quà © hacer cuando e-verify no confirma que una persona està ¡ autorizada para trabajar y, finalmente, cà ³mo cualquier persona puede comprobar quà © informacià ³n tiene  este programa sobre ella. Cà ³mo funciona e-verify Las empresas o los empleadores individuales pueden darse de alta y registrarse gratuitamente en la pà ¡gina oficial del Servicio de Inmigracià ³n y Ciudadanà ­a (USCIS, por sus siglas en inglà ©s). Necesitan tener a mano el EIN, que es el nà ºmero federal que identifica a la empresa o al empresario. La pà ¡gina de inscripcià ³n  brinda cuatro formas de acceso, que dependen de las circunstancias de la empresa. Es importante seguir las instrucciones y darse de alta en la opcià ³n correcta. Precisamente porque puede ser confuso,  muchas empresas prefieren utilizar los servicios de compaà ±Ãƒ ­as privadas que actà ºan como agentes de e-verify. En todo caso, las empresas deben firmar electrà ³nicamente un contrato que se conoce por las iniciales de MOU (Memorà ¡ndum de Entendimiento, por sus siglas en inglà ©s) y que regula el uso que se puede hacer de e-verify. Por à ºltimo, cabe destacar que e-verify solamente se puede utilizar para verificar informacià ³n sobre nuevos empleados,  nunca sobre personas que ya està ¡n trabajando para una empresa. Quà © empresas està ¡n obligadas a utilizar e-verify En este punto la respuesta no es fà ¡cil ni à ºnica, ya que la obligatoriedad o no de e-verify està ¡ regulada por leyes federales y estatales, lo cual tiene como una de sus consecuencias que se producen enormes diferencias entre estados. En todo caso, en la actualidad mà ¡s de un millà ³n de empresas utilizan este programa. En primer lugar,  todas las empresas pueden libre y gratuitamente utilizar el servicio de e-verify, si asà ­ lo desean, para asegurarse de que todos los empleados que contratan tienen papeles para trabajar legalmente en Estados Unidos. Esto aplica a los 50 estados de la Unià ³n y tambià ©n a sus territorios, como por ejemplo Puerto Rico, aunque en este punto hay excepciones, como el caso de la Samoa americana. En cuanto a la obligacià ³n de registrarse y utilizar e-verify de acuerdo a las leyes federales, aplican varios supuestos, siendo el mà ¡s comà ºn  el que afecta a las empresas que contratan con el gobierno federal o alguna de sus agencias. En este caso, la regla general es que todas las empresas està ¡n obligadas, a menos que aplique algunas de las excepciones, como es el caso de que el contrato entre el gobierno y la compaà ±Ãƒ ­a se extienda por menos de 120 dà ­as, o el monto de la obra o servicio sea inferior a $150.000 o que el trabajo se desarrolle en su totalidad fuera de los Estados Unidos. Asimismo, esa regla aplica en los casos de subcontrataciones y empresas afiliadas, si bien la ley permite excepciones. Pero ademà ¡s existen otras reglas federales menos conocidas que  tambià ©n imponen el obligado cumplimiento de este programa. Por ejemplo, es imperativo registrase y utilizar e-verify cuando se contrata a estudiantes internacionales con visa F-1 para el programa OPT en su modalidad de extensià ³n para carreras STEM (Ciencias, Tecnologà ­a, Ingenierà ­a y Matemà ¡ticas, por sus siglas en inglà ©s). En cuanto a los estados, se producen situaciones extremadamente diversas que van desde la prohibicià ³n de utilizar e-verify a nivel estatal a la obligatoriedad de utilizarlo para agencias y contratistas de los gobiernos estatales y locales, y tambià ©n para la mayorà ­a de empresas privadas, incluso en el caso de que carezcan de  relacià ³n de negocios con las administraciones pà ºblicas. Debido a la gran variedad legislativa se recomienda verificar la ley que aplica en cada estado. Este artà ­culo se limita a mencionar la situacià ³n en los siete  estados con mà ¡s poblacià ³n inmigrante y en cuyos territorios residen el 70 por ciento de los migrantes presentes en la actualidad en Estados Unidos.   Asà ­, en aplicacià ³n de la Ley de Aceleracià ³n del Empleo de 2011, en California està ¡ prohibido que las agencias estatales, las ciudades o los condados exijan a las empresas privadas el uso de e-verify. Ademà ¡s, desde 2016 las empresas que utilicen e-verify pueden ser multadas con un mà ¡ximo de $10.000 si utilizan la informacià ³n obtenida a travà ©s de ese sistema para una finalidad distinta a la de verificar autorizacià ³n para trabajar de una persona. En Florida, en aplicacià ³n de la Orden Ejecutiva 11-02, està ¡n obligados a utilizar e-verify todas las empresas que presten servicios o vendan productos a agencias estatales. En Illinois la ley HB1743 permite el uso de e-verify por parte de empresas privadas pero penaliza el mal uso de la informacià ³n obtenida. Ademà ¡s, la ley SB11 prohibe a agencias estatales o locales exigir el empleo de e-verify. En Nueva Jersey y en Nueva York no existen leyes ni à ³rdenes ejecutivas regulando el empleo de e-verify, por lo tanto su aplicacià ³n a nivel estatal es voluntario. En Pennsylvania, la ley SB625 requiere el uso de e-verify para todos los contratistas y subcontratistas de obras pà ºblicas por un importe superior a $25.000. En Texas, por orden ejecutiva RP-80, està ¡n obligados a utilizar e-verify las agencias estatales y los contratistas con el estado. Ademà ¡s, en aplicacià ³n de la ley SB374 las instituciones de educacià ³n superior, como por ejemplo universidades, està ¡n obligadas a usar este sistema. Quà © hacer si e-verify emite una no confirmacià ³n tentativa (TNC) El sistema puede fallar por  contener informacià ³n errà ³nea o no actualizada. Es por ello que, ante  esa situacià ³n, el empleado tiene dos opciones. En primer lugar, aceptar la negativa, en cuyo caso el empleador darà ¡ por terminada la relacià ³n entre ambas partes. Pero, en segundo lugar, puede apelar esa decisià ³n del sistema e-verify. En este caso el empleador no puede posponer el inicio del trabajo o del entrenamiento, ni tampoco puede suspenderlo o aplazarlo si ya ha comenzado. Ademà ¡s, el empleado debe contactar o bien con  el DHS o bien con la Administracià ³n de la Seguridad Social. La opcià ³n depende de lo que diga el sistema de e-verify cuando notifica la negativa. Si se debe contactar con el DHS,  el telà ©fono para marcar es el  888-897-7781  y debe hacerse dentro de los ocho dà ­as laborales siguientes a la decisià ³n de no confirmacià ³n tentativa. Deben tenerse a mano todos los datos generados por la TNC, como por ejemplo el nà ºmero de caso. Ademà ¡s, debe esperarse preguntas relacionadas con cambios de estatus migratorios y las fechas en los que tuvieron lugar. Por el contrario, si se debe contactar la Administracià ³n de la Seguridad Social,  en ese caso se tiene que acudir en persona  a una de las oficinas locales dentro de los ocho dà ­as laborales siguientes a recibir la TNC. Entre los documentos que deben llevarse destacan la notificacià ³n de la no confirmacià ³n tentativa, una identificacià ³n  que muestre nombre, apellidos y edad, acreditacià ³n de la ciudadanà ­a americana, si se tiene, o de la tarjeta de residencia permanente, si ese es el caso. E-verify self-check Cualquier persona mayor de 16 aà ±os puede utilizar e-verify para comprobar  si, segà ºn las bases de datos del gobierno federal, està ¡ autorizado para trabajar en Estados Unidos. Esta opcià ³n, que se conoce popularmente como self-check y està ¡ disponible en espaà ±ol, permite corregir posibles errores que puedan aparecer en ese programa antes de solicitar empleo en una empresa por primera vez.   Documentos que permiten trabajar legalmente en Estados Unidos Para finalizar, recuerda  que los documentos que permiten acreditar que se està ¡ autorizado para trabajar son cualquiera de los siguientes: Los que prueben la ciudadanà ­a estadounidenseLa tarjeta de residencia permanente, conocida tambià ©n como green cardEl permiso de trabajo (EAD, por sus siglas en inglà ©s)Una visa vigente de trabajo o de intercambio, en estos dos à ºltimos casos respetando siempre las condiciones especà ­ficas de cada visa. Este es un artà ­culo informativo. No es asesorà ­a legal.